Nous y sommes. Votre entreprise se sent assez mûre pour inviter les « media qui comptent » à un événement dédié : la Conférence de Presse. Point de passage initiatique s’il en est, la conf de presse reste un objet RP délicat à présenter, organiser et animer. Voici quelques indispensables bonnes (meilleures) pratiques pour en faire une réussite.
# 1 – Se poser les bonnes questions
- Qu’avez vous à dire de si important ? Pour commencer, mettez vos propres messages à l’épreuve des 5 W : What Who Where When Why
- Quel déroulé, scénario et timing ?
- Qui parle ? Choix et préparation des intervenants
- Quel format ? En présentiel, en visioconférence ou les deux peut-être
- Quand ? Vérifiez bien qu’il n’y a pas d’autres événements marché ou conférence de presse le même jour et que la date envisagée est bien hors période de congés scolaires
- Quels contenus ? Ceux à produire, avant, pendant et après la conférence
- Quelles cibles media (et dans quel ordre les gérer) ? Avant-premières, exclusivité…
- Dans quel décor ? Le lieu fait souvent l’objet de compromis entre la question du prix, l’accessibilité et la cohérence avec votre image.
# 2 – Organiser et préparer
La préparation amont représente un travail relativement conséquent : roadmap, choix du thème, des speakers, du format, du lieu, des cibles presse, puis élaboration du synopsis et des messages clés à délivrer le jour J. Pensez à chronométrer les filages et répétitions pour être au clair sur qui dit quoi, à quel moment, illustrations et datas à l’appui.
Avant chaque conférence, comme avant chaque interview, il est impératif de faire répéter les speakers en situation. Maintenant que le sujet est parfaitement anglé, on peut commencer à contacter les journalistes susceptibles d’être intéressés par l’information, leur adresser un save-the-date afin qu’ils bloquent la date dans leur agenda.
# 3 – Ciseler les contenus
Parallèlement aux échanges très réguliers que l’on doit avoir avec son client pour le succès de l’opération et les discussions et relances avec les journalistes qui débutent, l’agence va s’atteler à la partie la plus minutieuse de l’exercice : la création et l’écriture des contenus, invitation, communiqué, résumé d’étude, dossier de presse, infographie, tribune, livre blanc, tout ce qu’on peut imaginer de pertinent pour que le journaliste dispose de suffisamment d’éléments pour traiter le sujet, accompagné de visuels, vidéos… Offrir un contenu de qualité à l’audience identifiée, c’est garantir des retombées ciblées et qualitatives.
# 4 – Proposer un déroulé cohérent et rythmé
De concert avec l’entreprise, l’agence doit conseiller et planifier l’accueil des invités, l’introduction des participants, puis la présentation de l’étude ou du baromètre, la présentation de l’actualité pour laquelle les media sont mobilisés et réserver une quinzaine de minutes aux questions réponses. Les échanges post-conférence permettent de mieux cerner les attentes et les sujets des media, dans l’immédiat et à plus long terme, de planifier des interviews 1/1 avec les conférenciers, de leur réserver certaines illustrations ou témoignages, d’aller plus loin pour un papier de fond. La conférence de presse est avant tout un moment d’échange avec les journalistes.
# 5 – Opérer un suivi personnalisé et tirer les enseignements
Une fois la conférence de presse terminée, il faut rapidement transmettre les informations aux media présents et contactés pour la conférence et plus largement à ceux qui couvrent le secteur. L’agence doit être attentive aux demandes des journalistes et leur fournira des données précises, des citations, des images, les mettra en relation avec des intervenants souhaités. La marque doit faire preuve de disponibilité envers l’agence et les journalistes afin de les aider à transformer l’essai.
Mesurer les résultats, immédiats et sur le long terme, nécessite de partager et d’entretenir régulièrement un compte rendu ou journal de bord exhaustif des actions menées, en cours, à développer, avec une analyse fouillée des retombées médiatiques collectées afin de déterminer si les ambitions premières et les résultats obtenus convergent.
Les relations presse ne sont pas une science exacte et doivent s’envisager sur la durée .
Si vous souhaitez en savoir plus et nous confier l’organisation de votre conférence de presse, contactez-nous.
