VIASANTÉ réinvente sa gestion documentaire
avec Uxopian Software
2,59 millions de courriers migrés en 2 mois sans interruption de service, pour permettre à ViaSanté de structurer ses flux documentaires pour ses collaborateurs et d’accélérer le traitement des demandes adhérents
Paris, le 26 mai 2026 – Uxopian Software, éditeur de solutions de gestion documentaire et de pilotage des flux métiers, a accompagné VIASANTÉ, mutuelle de santé comptant parmi les principaux acteurs français du secteur, dans la transformation de son système de traitement des courriers et des documents.
En deux mois, 2,59 millions de courriers ont été migrés sans interruption de service, dans un contexte de forte croissance et de complexification rapide des flux.
Croissance et complexité : quand le modèle opérationnel atteint ses limites
Les mutuelles de santé font face à un paradoxe : plus elles croissent, plus leurs circuits documentaires se complexifient, au risque de dégrader la qualité de service que leurs adhérents attendent.
C’est le cas de VIASANTÉ qui, en trois ans, a mené cinq opérations de fusion, structurant un modèle multi-sites de 46 agences et plusieurs sites de gestion nationaux. Dans ce contexte, moderniser un système documentaire, sans bloquer l’activité ni dégrader l’expérience utilisateur, ni celle des adhérents.
Avec plus de 2,3 millions de documents actifs et des flux entrants en augmentation constante (courriers papier, emails, factures de santé, décomptes de remboursement), les risques opérationnels sont directs :
- Délais de traitement allongés
- Accès non immédiat aux dossiers pour les conseillers
- Multiplication des manipulations manuelles
- Visibilité insuffisante sur la charge réelle des équipes
Pour une mutuelle, évoluant dans un cadre réglementaire toujours plus exigeant, ces désalignements se traduisent immédiatement par une pression sur les délais de remboursement et corollairement la satisfaction des adhérents.
D’une gestion documentaire fragmentée à un portail métier unifié
VIASANTÉ a ainsi choisi la suite Uxopian Software et ses solutions Fast2, FlowerDocs et ARender, pour redonner de la visibilité sur des flux devenus difficiles à piloter.
Pour répondre à ce défis, sans interrompre le service aux adhérents, la suite Uxopian Software a orchestré une migration de 2 592 000 courriers qui ont été transférés vers la nouvelle architecture en seulement 2 mois. Cette rapidité d’exécution a garanti une continuité de service totale pour les assurés et une adoption immédiate de la nouvelle plateforme par les collaborateurs.
Uxopian a transformé un environnement siloté en portail unifié centralisant les outils nécessaires à la rationalisation du quotidien des métiers. De l’identification immédiate des demandes à traiter, à la visionneuse pour les pièces justificatives complexes … Tout a été pensé pour simplifier les tâches et optimiser les performances des collaborateurs.
“Le défi pour Uxopian Software était tant opérationnel que technique : moderniser les processus sans interrompre l’activité, tout en facilitant le traitement des demandes quel que soit le canal d’entrée.” commente Maxime Cifrian, CEO et co-fondateur de Uxopian Software.
Uxopian transforme la complexité des flux en levier de performance stratégique
L’adoption de la suite Uxopian Software a permis à VIASANTÉ d’optimiser ses processus documentaires et de transformer la gestion des courriers en véritable levier de performance en proposant :
- Une instantanéité dans la relation Adhérent : grâce à une vue dossier 360°, les conseillers accèdent immédiatement aux dossiers complets pour résoudre les demandes dès le premier contact.
- Des remboursements accélérés grâce à une automatisation des flux et une gestion rapide des dossiers complexes.
- Une maîtrise des données et de conformité renforcée : la centralisation des 2,3 millions de documents, incluant des données personnelles et des RIB, garantit traçabilité et sécurité, tout en permettant de transférer des volumes massifs de documents en toute confiance.
- Une meilleure efficacité opérationnelle : avec 5 000 documents traités chaque jour, les managers disposent d’un pilotage en temps réel et d’un accès immédiat à l’information, là où elle est utile.
A propos d’Uxopian
Depuis sa création en 2023, Uxopian Software est un éditeur de logiciels spécialisé dans le développement de solutions ECM alimentées par l’intelligence artificielle, en modernisant des logiciels âgés de plus de 12 ans. L’entreprise accompagne les organisations dans la modernisation et l’évolution de leurs workflows de gestion de contenu.
Sa mission, centrée sur l’expérience utilisateur, repose sur un écosystème de connecteurs de stockage de contenu conçu pour soutenir les clients grâce à des solutions créatives.
Uxopian propose notamment aux secteurs de la banque et de l’assurance différentes solutions, parmi lesquelles : la migration accélérée, AI Guardian et un visualiseur intelligent universel. Pour en savoir plus : uxopian.com
